Phần mềm kế toán xuất hiện được xem là cuộc cách mạng trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Nó không chỉ hỗ trợ kế toán và nhà quản trị có thể tối ưu công tác kế toán mà còn giúp đo lường, quản lý tình hình tài chính của công ty. Trong bài viết sau đây, Vina Accounting sẽ chia sẻ tới bạn về phần mềm kế toán là gì, cũng như một số phần mềm phổ biến hiện nay.
I. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là ứng dụng hỗ trợ xử lý công việc của nhân viên kế toán, giúp họ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu,… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên cơ sở dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp.
Ngoài ra, phần mềm còn là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và dự báo dòng tiền.
Nhìn chung, phần mềm kế toán có thể đáp ứng được mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề và quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
II. TOP 5 lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán
1. Tự động hóa những thao tác kế toán thủ công
Đây là lợi ích dễ thấy nhất khi dùng phần mềm kế toán phục vụ cho công việc. Các thao tác nghiệp vụ được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập.
Từ đó, các báo cáo, sổ sách,… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, từ đó giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.
2. Tiết kiệm được nhiều khoản phí cho doanh nghiệp
Công tác kế toán tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường gặp khi làm thủ công như: nhập – xuất dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn,… Khi quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Cùng với đó, việc tăng năng suất làm việc của kế toán còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về dịch vụ thành lập chi nhánh công ty, doanh nghiệp
3. Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh, chính xác
Hiện nay, trong thị trường kinh doanh cạnh tranh nhiều áp lực thì ai có thông tin nhanh hơn sẽ có khả năng chiến thắng cao hơn. Nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp lúc cần thiết, qua đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
4. Xây dựng báo cáo một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê và xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhanh nhất. Bên cạnh đó, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động những báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, hỗ trợ nhân viên kế toán giảm bớt đi những thao tác, công sức so với việc lập thủ công.
Thêm vào đó, các báo cáo ở trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word và các định dạng khác giúp thuận tiện hơn cho việc in ấn.
5. Công tác kế toán có tính chất kế thừa
Phần mềm kế toán giúp cho công tác kế toán được liên tục, kể cả khi nhận sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự mới vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần đến sự hỗ trợ của người khác.
III. Phần mềm kế toán phổ biến nhất
Trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau. Nếu chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
1. Phần mềm đóng gói
Đây là phần mềm được đầu tự nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp cùng những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hơn thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Do đó, phần mềm đóng gói sẽ làm cho một lĩnh vực trở nên thật cụ thể hoặc có tính dùng chung cao để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp.
2. Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp
Phần mềm này được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để đáp ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đó đang áp dụng.
3. So sánh ưu, nhược điểm giữa hai loại phần mềm
| Phần mềm đóng gói | Phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp | |
| Ưu điểm | – Chi phí xây dựng phần mềm đóng gói được phân bổ cho hàng nghìn khách hàng nên giá rẻ.
– Có tính cải tiến liên tục dựa vào phân tích phản hồi và yêu cầu mới của khách hàng. – Dễ sử dụng ngay cả với những người không am hiểu nhiều kỹ thuật. – Triển khai rất nhanh gọn, không cần chờ đợi. |
– Làm theo ý tưởng từ khảo sát thực tế của khách hàng nên giải quyết được gần như tất cả yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
– Được nhận sự hỗ trợ trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm,… |
| Nhược điểm | – Không thể hỗ trợ 100% yêu cầu của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất có tính đặc thù cao
– Do phần mềm phục vụ số đông các doanh nghiệp với nhiều lĩnh vực khác nhau nên có nhiều tính năng không sử dụng đến. |
– Cần khảo sát, tư vấn và xây dựng hệ thống nên thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói.
– Chi phí làm phần mềm rất lớn nên giá thành cao. – Chỉ có thể hỗ trợ yêu cầu công việc của doanh nghiệp vào một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp và cách thức quản lý thì việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế. |
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về ưu, nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.
Qua bài viết trên, Vina Accounting đã cung cấp cho bạn những thông tin về phần mềm kế toán. Hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm phần mềm kế toán phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua website vinaaccounting.vn hoặc hotline 0901 22 73 88 để được hỗ trợ nhanh nhất.
